訪問マッサージ管理におけるエクセルのレイアウト崩れ解消ポイント
訪問マッサージでは患者情報の管理や請求管理などの事務作業が発生します。エクセルを使う訪問マッサージ事業者は少なくありませんが、印刷時のレイアウト崩れはよく起こる事象です。この記事では、訪問マッサージ事業でエクセルが使用される場面や文字切れの原因、解消ポイントをご紹介します。
◎エクセルで作成する訪問マッサージの事務資料
訪問マッサージ事業では、施術だけでなく患者様の情報記録や毎月の請求管理など事務作業も多く発生します。この事務作業には、導入コストを抑えるためにエクセルを使用する訪問マッサージ事業者も少なくありません。訪問マッサージ事業で必要な事務作業では、エクセルで作成できるデータがさまざまあります。たとえば、訪問マッサージで不可欠な患者様のカルテには、患者様の個人情報だけでなく施術日や時間、施術内容など細かく情報を記載しておく必要がありますが、フォーマットを決めておけばその通りに入力するだけで良く、データ管理がしやすくなります。保管方法を明確にしておけばデータ検索もしやすく、訪問マッサージのレセプト作成時に必要な情報も見つけやすくできます。訪問マッサージにおいて欠かせない患者様ごとのスケジュール管理も、エクセルで行うことが可能です。エクセルで予定表を作成しておけば印刷もでき、訪問マッサージの患者様や施設の担当者に渡しておけば、施術日の認識違いを防ぐこともできます。また関数を自由に設定できるため、毎月の訪問マッサージの施術回数の集計や、請求管理に使うケースもあります。
◎エクセル印刷時の文字切れが起きる原因
訪問マッサージ事業に必要な資料はエクセルで作成できますが、データを印刷する際にレイアウトが崩れてしまったり文字が切れてしまったりすることがあります。この事象は、デジタル媒体であるエクセルと、物理的な媒体である印刷用紙の性質が異なる点が関係しています。エクセルは横の行数は約100万行、縦の列数は約1万6千列の上限のなかで膨大なデータを入力でき、画面内でズームやスクロールをして表示させる範囲を自由に選択できます。一方、印刷用紙はA4やA5など物理的にサイズが決まっており、印刷できる情報の量が限られます。エクセルのデータを紙に印刷する際、エクセル側は固定されている紙のサイズにあわせてデータを収めるための調整ができますが、記載できる情報量の違いからレイアウト崩れや文字切れが起きてしまうのです。性質が異なるエクセルと用紙の表示をあわせるためには、印刷する際に適切な設定が必要になります。
◎エクセルの文字切れを防ぐポイント
エクセルを印刷する際の文字切れを防ぐためには、まずページ設定のダイアログボックスで設定を確認します。ページ設定はリボンのなかのページレイアウトのタブ内にあります。ページ設定のダイアログボックス内で設定できる項目はいくつかあり、余白の設定では上下左右の余白の調整が可能です。文字が切れてしまう場合には、余白を少なくしてデータがページ内に収まるか確認すると良いでしょう。そのほか、印刷の向きや用紙サイズの設定も可能なため、実際の用紙の向きや用紙サイズと合っているかも確認が必要です。
余白の調整をしてもページに収まりきらない場合、拡大縮小率を調整する方法も有効です。たとえば縦に文字切れしてしまい、2ページにわたっている場合には、「縦1ページ×横自動」とすると縦1ページに収めることが可能です。手動で拡大縮小率の設定もできるため、自身で設定したい場合は印刷プレビューを確認しながら微調整する方法もあります。
エクセルには印刷範囲を指定する機能がありますが、印刷範囲が適切に設定されていないことが理由で文字切れが起きる場合があります。たとえば印刷したい範囲よりも少ない範囲で設定されていた場合、範囲外のデータは印刷されません。印刷されていないデータがある場合は、印刷範囲の設定を解除してみるのもポイントです。この印刷範囲の設定解除はページレイアウトタブ内の印刷範囲設定より「印刷範囲のクリア」を選択すればできます。また印刷範囲を自分で指定したい場合には、印刷したいセルを選択後に「印刷範囲の設定」をクリックすれば設定が可能です。改ページプレビューでの設定も視覚的に調整しやすくおすすめです。改ページプレビューはリボンの表示タブ内にあり、選択すると青い実線で印刷時の枠が示される仕組みです。青い線は自分で動かせるため、希望する改ページ位置まで線を移動させるだけで調整ができます。
◎訪問マッサージの事務効率化に欠かせない印刷前のチェック
訪問マッサージの事務資料をエクセルで作る場合、印刷設定に関する理解が欠かせません。印刷設定を理解していないと、印刷に失敗した用紙や作業時間が無駄になってしまい、訪問マッサージ事業の運営に支障をきたす恐れもあります。印刷ミスを防ぎ事務作業を効率化するには、印刷前のチェックを忘れずに行うことが大切です。なかでも必ず行いたいのが印刷プレビュー画面の確認です。この画面で文字切れやレイアウト崩れが起きていないか判断できるため、印刷前には毎回チェックするようにしましょう。また用紙サイズや印刷の向き、印刷範囲、改ページプレビューの画面チェックも習慣化しておけば、印刷時のレイアウト崩れや文字切れを防止できます。
エクセルは資料作成やデータ管理に有効ですが、設定に関する知識が求められ、フォーマットの作成や集計といった手間が発生する点に注意が必要になります。エクセル利用よりもさらに事務作業を効率化するためには、専用ツールを利用することも選択肢のひとつです。spotlogは、訪問マッサージ事業で不可欠な電子カルテや、レセプト作成を簡単に行えるツールです。レセプトや請求書、領収書はエクセルでダウンロードでき、印刷も行えます。エクセルの印刷設定を理解したうえで専用ツールを使えば、より効率的に訪問マッサージにおける事務作業を行えるようになるでしょう。
◎まとめ
訪問マッサージの資料作成に使えるエクセルですが、印刷時のトラブルはつきものです。必要な設定を理解しておくことで印刷トラブルを防ぎ、事務作業の負担を減らせるでしょう。当社では訪問マッサージの事務作業を効率化できるツールを提供しています。ご興味のある方はお気軽にお問い合わせください。
