訪問鍼灸で欠かせないエクセルのレイアウト崩れの原因とは？
訪問鍼灸ではエクセルを使う場面が多くありますが、印刷時にレイアウト崩れを起こしてしまい、印刷用紙や作業時間が無駄になる場合があります。当記事では、訪問鍼灸でエクセルを印刷する際のレイアウト崩れが起きる原因や防ぐポイント、便利な設定についてご紹介します。
◎訪問鍼灸でエクセルを使う理由
訪問鍼灸では、患者様のカルテやレセプト、訪問予定表の作成といった事務作業が発生します。パソコンやITツールに不慣れな場合は、訪問鍼灸に必要な情報は手書きして紙で管理するのが1番手軽で取り入れやすい方法です。しかし手書きでの管理はデメリットが多く、最も課題になるのが文字を書くのに時間がかかることです。訪問鍼灸事業では患者様に渡す訪問予定表や、保険者に提出するレセプトといった自分以外も目にする書類があります。これらの訪問鍼灸で発生する書類を作る際は読みやすさも考慮する必要があるため、さらに時間がかかる作業です。紙での管理は、過去の情報を振り返る際に手作業で探す労力がかかる点や、紛失リスクを防ぐために保管方法に注意が必要な点もデメリットとしてあげられます。
これらのデメリットを解消するために訪問鍼灸ではエクセルを利用するケースが少なくありません。エクセルであれば文字を記入するよりも早く記録ができ、関数を利用すれば計算も自動で行えます。さらにフォルダを活用して保管方法も工夫すれば、紙よりも早く手軽に情報を検索できます。このようなメリットがあることが、訪問鍼灸で紙ではなくエクセルを利用して書類作成やデータ管理を行う理由です。さらに訪問鍼灸では専用のツールを利用し、エクセルよりも手間なく情報を一元管理する方法もあります。しかしITツールが不慣れな場合や、導入費用の用意が難しいといった理由で、ツールは導入せずにエクセルを使う訪問鍼灸事業者も少なくありません。
◎エクセルのレイアウト崩れの原因
訪問鍼灸事業でエクセル印刷時によく起こるのが、レイアウト崩れや文字切れといった事象です。エクセルは保存されている膨大なデータをスクロールしながら表示できますが、印刷用紙は紙の大きさが固定されており限られた情報しか印刷できません。このためエクセル側の印刷設定が適切でないと、印刷用紙に情報が収まりきらずにレイアウト崩れや文字切れといった事象が起こります。
レイアウト崩れや文字切れの原因として最も可能性が高いのが、印刷するエクセルデータの横幅や高さが用紙サイズを超えているケースです。この場合、紙に収まらない部分は次のページに印刷されるか、文字が切れてしまいます。余白の設定が適切でないこともレイアウト崩れや文字切れが起きる原因です。たとえば余白が大きすぎると、余白と重なった部分が切れてしまったり、データが中央に寄ってしまい端だけが切れてしまったりする場合があります。またエクセルは印刷時のデータの拡大縮小率の調整や、印刷する範囲を指定することが可能ですが、これらの設定が適切でない場合にレイアウト崩れが起きる可能性もあります。
そのほかの原因として、設定された印刷の向きがデータと合っていない場合や、設定された用紙サイズが実際のサイズと合っていない場合も考えられます。たとえば、横向きのデータを印刷する際に縦向き印刷の設定になっていると、実際の用紙の横幅にデータが収まりきらず文字が切れてしまう場合があります。エクセル印刷時のレイアウト崩れは、特定の原因だけではなく複数の原因が組み合わさり起こる可能性もあるため、防ぐためには印刷設定全般の理解が必要です。
◎エクセルのレイアウト崩れを防ぐ印刷設定のポイント
エクセルのレイアウト崩れを防ぐためには、印刷設定についての知識が必要です。印刷に関する詳細設定は、リボンのレイアウトタブにあるページ設定で可能です。ページ設定グループ内の右下にある矢印マークを押せばページ設定ダイアログボックスが開き、この画面内で印刷に関わる各種設定を行えます。
余白の設定では、上下左右の余白を広げたり狭めたりすることが可能です。「水平」や「垂直」にチェックを入れれば、印刷したいデータを中央に配置できます。エクセルの余白は自身で空白行や列を追加して調整することも可能ではありますが、データの整合性が失われる可能性があるため避けた方が無難です。
エクセルの拡大縮小率の設定では手動で倍率の設定ができ、微調整を行いたい場合に適しています。倍率の設定だけでなく、希望するページ内に収まるよう設定することも可能です。たとえば「縦1ページ×横自動」と設定しておけば、縦は1ページに収まり横はデータに合うよう調整されます。そのほかページ設定ダイアログボックス内では、印刷の向きや用紙サイズの設定も可能です。
改ページプレビュー機能を利用し、視覚的に調整するのもレイアウト崩れを防ぐポイントです。改ページプレビューはリボンの表示タブ内にあります。改ページプレビューを選択すると青い実線で印刷時のページの区切りが示され、青い線をドラッグすることでページの区切りを調整できます。これらのポイントを理解したうえで、印刷前には印刷プレビュー画面で希望する範囲が収まっているか確認を徹底するのも重要です。
◎訪問鍼灸で使えるエクセルの便利な設定と効率化ツールspotlog
訪問鍼灸事業でエクセルを使う場合、知っておくと便利な設定がいくつかあります。大きな表を印刷するときに便利なのが、見出し行を各ページに印刷する設定です。表が複数ページにわたる場合、見出し行を各ページに印刷するようにしておくことで内容を判断しやすくなります。設定はページ設定ダイアログボックス内で可能です。印刷タイトルの項目からタイトル行に見出しとしたい行を指定すれば、全ページに印刷されます。
表の視認性を高めるために、グリッド線を印刷することも可能です。グリッド線とは、セルの周囲に表示されている薄い色の線を指します。既定ではグリッド線は印刷されませんが、ページ設定ダイアログボックス内のシートタブより「枠線」にチェックを入れることで印刷できます。罫線を引く作業が不要になるため知っておくと便利な設定です。
このように便利な機能がエクセルにはありますが、訪問鍼灸事業で事務作業をより効率化するには専用ツールを利用する方法も有効です。エクセルのように複数フォルダの使い分けや、多数のシートでデータ管理する必要がなくなり、楽に訪問鍼灸に必要な情報を一元管理できるようになります。spotlogでは訪問鍼灸における患者様ごとの情報管理や、レセプト作成を行えます。患者様情報の一覧や訪問予定の確認ができるカレンダーなど、訪問鍼灸における事務作業の効率化を図る機能がひとつになったツールです。
◎まとめ
エクセルは訪問鍼灸のデータ管理に欠かせないツールです。印刷設定の理解を深めることで、よりエクセルを手間なく便利に利用できます。当社では、訪問鍼灸の事務作業を効率化するツールを提供しています。事務作業にお困りの方はお気軽にお問い合わせください。
