訪問鍼灸の集金方法を口座振替に！未収金を防ぐポイント
訪問鍼灸では、患者から一部負担金を受け取る必要があります。しかし、患者の都合で集金ができなかったり、支払いを担う家族が不在だったりすると未収金が発生します。未収金の回収には、患者や家族への連絡や再訪問、入金確認などが必要です。施術の時間とは別に対応しなければならないため、患者が増えるほど負担も大きくなります。この記事では、訪問鍼灸の集金の流れと集金方法の選び方、未収金を防ぐポイントについてご紹介します。
◎訪問鍼灸の集金の流れと未収金の負担
訪問鍼灸は、医師の同意書に基づいて患者の自宅へ出向き、はり師・きゅう師が施術を行います。施術にかかった費用は、その全額を患者が支払うのではなく、大部分を療養費として保険者に請求し、患者が支払うのは、このうち自己負担分に当たる金額です。この自己負担分が一部負担金であり、保険の種類や年齢などに応じて原則1割から3割となります。訪問鍼灸の一部負担金は、施術内容や施術の回数などによって金額が変わるため、患者ごとに毎月確定させたうえで集金します。
しかし、訪問鍼灸の施術を行った時点で、必ず一部負担金を受け取れるとは限りません。患者本人が現金を用意できなかったり、支払いを担う家族が不在だったりすると、その場で受け取れないこともあります。家族が支払いを担っている場合は、訪問時に家族が不在だと現金を受け取れず、次の訪問まで持ち越すことになってしまいます。集金のためだけに再度訪問するのが難しければ、未収金がそのまま残ってしまうこともあります。とくにご高齢の患者は、体調の変化などによって急に入院したり、施設へ入所したりすることも珍しくありません。訪問が途切れた場合は、通常の訪問時に受け取ることができなくなり、未収金を回収するための対応が別途必要になります。
訪問鍼灸の集金に関する悩みのなかでもとくに大きいもののひとつが未収金の発生です。現金の準備や記録にも手間はかかりますが、未収金が発生すると、患者や家族への連絡、再請求、入金確認などの追加業務も必要になります。支払いを催促してもすぐに回収できない場合は、未収金が長期間残ってしまいます。訪問鍼灸では、患者の体調を見ながら施術を行うため、支払いの確認を優先しにくい場面があります。何か月も継続して訪問している患者であれば、関係性に配慮するほど、未払いについて何度も伝えることをためらいがちです。未収金を回収できない期間が長くなれば、資金繰りに影響する可能性があります。収入の確保と業務負担の両面に関わるため、未収金は訪問鍼灸における集金の課題のひとつです。訪問鍼灸の事業を続けるうえでは、未収金を回収する手立てを増やすよりも、未収金が生まれにくい集金の形を先に整えておきたいところです。
◎訪問鍼灸での集金方法の選択
訪問鍼灸の集金方法には、現金での集金、銀行振込、口座振替などがあります。どの方法にも向いている場面があり、訪問鍼灸の患者の状況や事業所の体制にあわせて選ぶことになります。あわせて確かめておきたいのが、集金方法によって未収金につながりやすい場面が変わることです。訪問鍼灸の現金での集金は、施術時に患者や家族から一部負担金を受け取る方法です。直接現金で受け取るため、その場で支払いが済めば未収金は発生しません。一方で、現金を扱うため、釣り銭を用意したり、回収した現金を持ち歩いたりする必要があります。施術者がその場で受け取るため、事業所全体で入金状況を把握するには、受け取り状況を別途管理することになります。患者数が増えるほど、管理負担も増えていきます。
銀行振込による集金は、訪問鍼灸の事業者が請求書と振込先を案内し、患者や家族に指定の口座へ入金してもらう方法です。支払いを担っているのが遠方に住む家族という場合でも対応でき、訪問先で現金を扱わずに済みます。しかし、入金の手続きは患者側に委ねられるため、振込が遅れたり、忘れたりして未収金が発生する可能性があります。訪問鍼灸の事業所では、通帳や入出金の記録を確認し、患者ごとの請求額と入金額を照合する必要があり、患者が増えると入金確認と未入金の患者への連絡などの負担が大きくなります。
口座振替による集金は、あらかじめ訪問鍼灸の患者や家族に口座を登録してもらい、指定の口座から毎月決まった日に一部負担金を引き落とす方法です。患者や家族が毎月の振り込みや現金の準備をする必要がないため、支払い忘れや支払いの持ち越しによる未収金を防ぎやすいのが特徴です。万が一、残高不足などで引き落としができなかった場合も、その結果から未入金の患者を毎月同じタイミングで把握できます。このように訪問鍼灸では、集金方法によって未収金が発生する場面も、入金状況を管理する負担も異なります。患者や家族の支払い状況、事業所の規模などを踏まえ、自身の事業所にあった方法を選ぶことが大切です。
◎訪問鍼灸の未収金を防ぐ集金のポイント
訪問鍼灸の未収金は、支払いの取り決めや集金方法によって発生をおさえやすくなります。契約時の事前説明、口座振替による自動での回収、未入金がわかったときの早期の対応、この3つを組み合わせれば、催促に頼らずに訪問鍼灸の毎月の集金を進められます。
〇契約時に支払い条件を説明する
訪問鍼灸の集金で最初に伝えておきたいのが、支払いの条件です。初回の訪問や契約の場で、自己負担額の目安、支払日と支払い期限、支払い方法を説明し、支払いを担うのが患者本人か家族かも確認します。初回は初検料が加算されることもあわせて伝えておきたいところです。支払い条件は口頭だけでなく、契約書や案内書などの書面にも残しておくことで、支払日を聞いていない、誰が支払うのかわからないといった行き違いを防ぎやすくなります。支払いを担うのが家族の場合は、患者本人に伝えても家族に伝わらなければ未収金につながります。請求書の送付先、支払いを担う人の氏名と連絡先まで正しく把握しておくことが大切です。
〇口座振替で施術者が集金に関わらない形にする
訪問鍼灸の未収金の発生をおさえる方法のひとつが、口座振替です。訪問鍼灸の患者や家族に口座を登録してもらえば、毎月の一部負担金を指定した日に引き落とせます。口座振替では毎月の支払い手続きを患者側で行う必要がないため、振込忘れなどによる未収金を防ぎやすくなります。口座振替による集金では、施術者が訪問先で現金を受け取る場面そのものをなくせます。口座振替の登録方法には、紙の口座振替依頼書を提出する方法と、Web上で申し込む方法があります。紙の口座振替依頼書は、Web操作に不慣れでも利用しやすい方法です。一方で、記入漏れや印鑑相違での再提出が必要な場合や、登録完了までに時間がかかることもあるため、訪問鍼灸の施術をはじめる時期から逆算して案内することが必要です。
〇請求額と施術内容を明細書で確認できるようにする
訪問鍼灸の一部負担金は毎月同じ額にはなりません。施術内容や回数により金額が決まり、料金の改定でも変わります。訪問鍼灸の請求額が前月と異なると支払いに疑問を持たれることもあります。訪問鍼灸で一部負担金の支払いを受ける際には、令和8年7月から、領収証と施術内容がわかる明細書の無償での交付が原則となりました。無償の交付には明細書発行加算が設けられており、1回につき10円を算定できます。明細書は支払いを受けるたびに交付するのが基本ですが、訪問して施術を行う場合は1か月単位でまとめて交付することが認められています。月に1度の口座振替にあわせて明細書を送付することで、その月に行った訪問鍼灸の施術内容の内訳と請求額の詳細を患者や家族が確認できます。
〇未入金がわかったときの対応を決めておく
口座振替でも、訪問鍼灸の患者の口座が残高不足で引き落とせない場合もあります。その場合には、翌月に繰り越して合算して請求するのか、その月のうちに現金での集金や銀行振込などに変更して受け取るのかをあらかじめ決めて、訪問鍼灸の患者と家族に伝えておくことが大切です。未入金がわかったときは速やかに連絡することも重要です。時間が経つほど、確認や回収が難しくなります。訪問鍼灸の請求から入金までの流れを患者や家族とも共有しておけば確認の連絡も取りやすくなります。訪問鍼灸の事業所では、未収金が発生したときの連絡方法も決めておきたいところです。支払いに関する連絡は事業所からの電話や書面で行い、訪問鍼灸の施術の場では行わないことにすれば、患者との関係に配慮しながら集金を進めやすくなります。
◎口座振替に対応した訪問鍼灸のレセプトソフトspotlog
訪問鍼灸の未収金を防ぐ3つの取り組みを続けるには、毎月の集金の作業そのものを軽くすることが大切です。口座振替に切り替えても、レセプトで確定した一部負担金を、口座振替用のデータとして入力し直していては集金にかかる作業は減りません。転記で金額を間違えれば、請求額と実際に引き落とされる額がずれてしまいます。
spotlogは、はり師・きゅう師やあん摩マッサージ指圧師が訪問で行う施術の請求に対応したレセプトソフトです。療養費支給申請書のほか、総括票や施術報告書、同意書までを同じ画面で作成でき、施術の記録は外出先からでもスマートフォン1台で入力できます。毎月の口座振替のデータを作るための機能が、買い切りのオプションで追加できる「GMO口座連携」です。spotlogからレセプトで確定した料金データを、GMOの口座振替サービスに取り込むことで、訪問鍼灸の患者の口座からの入金依頼が完了します。口座振替に切り替えれば、訪問鍼灸の施術者が訪問先で現金を受け取る必要がなくなります。釣り銭の用意や受け取った現金の持ち歩き、受け取り状況を後から確認する手間も減らせます。
訪問鍼灸の毎月の入金管理も変わります。銀行振込や現金での集金では、通帳や入出金の記録を見ながら患者ごとの請求額と入金額を照らし合わせる作業が欠かせません。訪問鍼灸のレセプトで確定したデータを口座振替にも活用できれば、金額の打ち直しも、集金の管理表との突き合わせもなくなります。訪問鍼灸の請求から集金までを毎月同じ流れで進めることで、未収金の回収負担が軽減されます。訪問時は支払いのやり取りを気にせず、施術や体調確認に集中しやすくなります。
◎まとめ
訪問鍼灸の集金方法を口座振替にすることで、毎月の一部負担金を決まった日に受け取れるようになります。あわせて、契約時に支払いの条件を伝え、未入金が分かったときの対応を決めておくことも大切です。spotlogのGMO口座連携なら、レセプトで確定した料金データを口座振替にも活用できます。訪問鍼灸の集金や未収金への対応負担を減らし、施術に専念しやすい環境が整います。spotlogにご興味のある方は、お気軽にお問い合わせください。
