オハナ治療院様 導入事例

オハナ治療院は訪問鍼灸マッサージ専業の治療院です。地域密着型の治療院として１店舗のみの運営にこだわっています。
開業して二年半ほどですが、当院がカバーするエリアでは「訪問鍼灸マッサージといえばオハナさん」と言っていただけるまでになりました。地域の皆様の口コミと評判に支えていただき、ありがたいことに毎年事業規模を拡大させていただいております。
経営体系としては、１０名超の先生方が施術に専念し、経営責任者の尾花が営業・事務・経理・採用等の施術以外の業務を行なっています。規模が大きくなった現在でも、新しいものを取り入れつつ、コミュニケーションは紙媒体や対面を大切にする「アナログさ」や、ひとりひとりの利用者さまに柔軟に対応する「親しみやすさ」を大切にしています。

当院は栃木県に事務所がありますが、茨城、埼玉、群馬との県境でもあるという特殊な立地です。複数の県にお住いの利用者様の元へ訪問しているため、保険者も複数となり、作業が非常に煩雑です。

施術者が１０名を超えた１年ほど前から、月末のレセプト業務の半分を事務のアルバイトの方への委託を始めました。「委託」ではありますが、レセプト業務が全くの初めての方に、始めから全てを丸投げとはいきません。作業項目を説明し、完了したら責任者である私のチェックも必要です。レセプトは月末のみの作業なので、覚えにくく、先に挙げたような県境という事情もあり、また法改正等により頻繁に状況も変わるので細かな指示が欠かせません。何度も打ち合わせをして、やっと業務を任せられるようになったころにはさらに事業が拡大し、自分とアルバイトさんの二人ではとてもまかないきれない状況になりました。新たな事務の方を雇って、またゼロから説明し、チェックをし…と段階を踏むには、あまりにキャパシティが足りません。

時には徹夜をしながら、アルバイトさんと手分けをして月末に一気にレセプトを仕上げる状況は、ヒヤヒヤの連続です。「もしもこういった作業を一手に引き受ける自分が事故に遭ってしまったら」「アルバイトさんが急にやめることになったら」という、もしもの不安と常に隣り合わせでした。無理を続ける不安、このままではいけないという危機感は増す一方でした。
なんとかこの状況を解決しなければならない思っているときに、たまたまネットで出会ったのがspotlogでした。

正直、他と比較する必要を感じませんでした。不正をなくして、訪問鍼灸マッサージ業界自体を盛り上げようという熱意に感動したからです。「テクノロジーの力で、信憑性の高い記録を残し、訪問鍼灸マッサージ業界をクリーンに」というspotlogの理念によって提供される技術は、これからの持続的な経営を見据えた上でもまさに当院に必要なものでした。
spotlogを利用すれば、日々の成果を積み木のように記録を残すことができます。「もしもの不安」を解消し、持続的な経営を支えてくれる、革命的なものに感じました。特にGPS機能やデータのクラウド化は、あればいいなとイメージすら持っていなかったほどの驚きがありました。そんなことができるのか！と感動しました。

spotlogを導入してから課題であった月末のパンク状態が一気に解消しました。アルバイトさんには無理をさせてしまっていたので、spotlogに移行できて本当によかったです。人件費以下の費用で、もう一人事務員さんを雇う以上の恩恵が十分にあります。

spotlogは毎月のようにアップデートがありどんどん進化しています。導入した１１月ごろでも革命的でしたが、この半年でも目を見張るような進化があります。もちろん法改正にも対応してくださるので、自分一人で厚生労働省のホームページを読み解いて解釈して…とやっていた頃に比べると、安心感が違います。信頼できる仕事のパートナーに出会ったような感じです。

当院の施術者は２０代〜６０代と年代に幅がありますが、思っていたよりもすぐに使いこなしている様子でした。はじめの設定さえしてしまえば、直感的に使いこなせるようです。普段各々の先生方が利用しているスマホであることも、ハードルが低い理由の一つであったように思います。デバイスの導入費用を考えなくて良いのはspotlogの大きなメリットでした。

今では、先生方のスマホの一番アクセスがしやすいところには、もちろんspotlogが鎮座なさっています。一番開くアプリと言っても過言ではありません。
信憑性の高い記録が残るので安心して任せられますし、先生方が施術により集中できる環境を提供できたことが嬉しいです。

治療院の施術者同士の一体感が増しました。これまでは、同じ治療院であるにも関わらず施術者と自分の一対一の関係が強く、施術者同士の横のつながりが薄かったような気がします。spotlog導入後は、治療院としてのまとまりがアプリ上で視覚化され、「みんなで盛り上げよう」という雰囲気が高まりました。

先生方のメモが増えたのも大きな変化でした。あちこち移動する忙しい先生方でもspotlogなら気軽にメモを残せます。情報が残るということは成果が残るということと同じですので、単純にモチベーションがあがりますよね。先生方の前向きな気持ちは、利用者さんにも良い影響を与えます。ポジティブな仲間に囲まれて仕事ができることは幸せだと感じています。

私自身がIT技術にすこぶる疎いため、自分が使えたらみんなが使えるだろうと、実験的にチャレンジしてみたい気持ちがありました（笑）電話で問い合わせた時に、専門用語もちんぷんかんぷんの私にも、懇切丁寧に案内してくださったので特に不安はありませんでした。「何とかなるだろう」「まずはやってみよう」と思えました。

導入して２カ月ほどは仮導入期間として、それまでのレセプト申請の方法を維持しつつ、spotlogを利用しました。
そのため作業が増加し、この期間は大変でした。万が一のことを考えて仮導入という形式をとりましたが、結果的にはspotlogを導入してなんら問題がなかったどころか、期待していた以上の効果があったため、もっと早く取り入れていればとすら思います。導入時だけ頑張れば本当に楽になるので、ゆとりのあるうちに一気に導入をしてしまうのが良い方法だと思います。

あらゆる形態の事業者の方に基本ツールとしておすすめしたいですが、当院のように複数都道府県にまたがるような立地の事業者さんは本当に作業効率が上がると思います。加えて、IT系に疎くて…と苦手意識がある事業者の方にもおすすめです。私にできたので、大丈夫です（笑）開発者の酒井さんに連絡をすればなんでも教えてくださるので、甘えすぎているくらいです。
spotlogには、クリーンな経営で地域の利用者様の健康を支えていこうと考えている事業者さまを集める力があります。これからの訪問鍼灸マッサージ業界を引っ張る存在になるだろうと確信しています。